A Apple vende hardware e software para grandes corporações, mas ainda precisa adotar políticas de retenção de e-mail e documentos, prática comum entre empresas de capital aberto.

De acordo com um arquivo judicial (página 7) no caso antitruste entre a Apple e a Psystar, os funcionários da Apple são responsáveis por preservar documentos, como e-mails, memorandos e correios de voz. Em outras palavras, não existe nenhuma política corporativa para arquivar, salvar ou apagar esses documentos.

Este pode vir a ser um novo problema no processo entre as empresas. Nos últimos anos, companhias nos EUA vêm sendo multadas em milhões de dólares por não conseguirem recuperar e-mails antigos e outros arquivos exigidos como provas.

O receio de multas e outras sanções fez com que muitas companhias instituíssem rigorosas políticas de retenção para a chamada publicação compulsória (requisição para oferecer documentos) e isso auxiliou no crescimento de uma nova classe de armazenamento corporativo e indexação de ferramentas.

Um advogado especializado no tema, que pediu para não ser identificado, explicou os requerimentos legais a respeito da retenção de e-mail e documentos: “Se a questão judicial for antecipada, a parte tem obrigação de preservar documentos potencialmente relevantes”.

De acordo com o advogado, um programa de retenção ao funcionário sem organização ou coordenação é ineficaz e a política de retenção da Apple é negligente.

Considerando este cenário: Funcionários podem ter e-mails de cinco anos atrás que são “potencialmente relevantes”, mas porque não há nenhuma política a respeito aos documentos eletrônicos, esses arquivos poderiam ser facilmente destruídos, tornando impossível reunir documentos internos.

Contudo, a Apple afirma no documento da Psystar que sua política é positiva, uma vez que antecipou a questão judicial:

A [Apple] identificou um grupo de funcionários que poderiam ter documentos relevantes para razoavelmente emitir evidências nesta ação. A Apple então transmitiu uma nota a esses funcionários que incluiu um requerimento de retenção para quaisquer documentos relevantes.

O pedido de antitruste da Psystar foi negado, mas a Apple está envolvida em outros casos na Justiça. E as práticas ineficientes de manter documentos podem voltar para assombrar a companhia.